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Collecte des données des salariés : quelles sont les règles ?
Afin de mener à bien la gestion courante du personnel, vous pouvez recueillir des informations personnelles concernant vos employés.
Ces informations peuvent être de plusieurs natures :
- relevé d’identité bancaire afin d’assurer la paie du salarié,
- taux d’imposition dans le cadre de l’impôt à la source,
- copie des diplômes obtenus correspondant au niveau de qualification du poste,
- coordonnées d’un proche pouvant servir de contact en cas d’urgence touchant le salarié, etc.
Concernant ces données, la CNIL rappelle que « l’employeur ne doit collecter que les données dont il a réellement besoin, et ne doit le faire qu’à partir du moment où ce besoin se concrétise ».
Il est de la responsabilité de l’employeur de contrôler l’accès à ces données, afin que seules les personnes habilitées puissent en prendre connaissance.
Par ailleurs, ces informations ont une durée de conservation limitée. Elles sont conservées le temps de la présence du salarié dans votre entreprise.
Une fois le salarié parti, certaines doivent être conservées au-delà, afin de répondre à vos obligations comptables, sociales ou fiscales. C’est notamment le cas des documents relatifs à la paie ou au contrat de chaque salarié que vous êtes tenu de conserver pendant cinq ans.
✔️ Pouvez-vous collecter des données concernant les horaires des salariés ?
En tant qu’employeur, vous pouvez mettre en place des outils vous permettant de calculer le temps de travail effectif des salariés.
Toutefois, les instances du personnel ainsi que tous les employés doivent être informés du déploiement d’un outil permettant la mesure du temps de travail.
De plus, ne peuvent avoir accès à ces informations que le comité social et économique (article L.3171-2 du Code du travail), si présent dans l’entreprise, les personnes chargées de la gestion du personnel, de la paie ou encore de la sécurité du bâtiment.
Par ailleurs, ces informations doivent être conservées pendant cinq ans.
✔️ Courriels et historique de recherche : quelle confidentialité ?
Si vous mettez à disposition de vos salariés des outils informatiques afin de mener à bien leurs missions, les dossiers, courriels et historiques de recherche sont considérés, a priori, comme ayant un caractère professionnel.
Aussi, vous êtes autorisé à en prendre connaissance.
Néanmoins, ces contrôles doivent se faire dans le respect de la vie privée de chaque salarié, qui doit notamment être informé des finalités poursuivies par ces contrôles.
Par ailleurs, un courriel qui aurait comme objet « personnel » ou « privé » ne peut être consulté par l’employeur.
Enfin, la CNIL rappelle que l’usage de logiciels permettant d’enregistrer à distance toutes les actions accomplies sur un ordinateur, aussi appelés « keyloggers », est illicite, sauf lorsqu’il répond à un impératif exceptionnel de sécurité.