Suite à l’annonce du confinement, le 16 mars dernier, par le Président de la République, le GPMSE Formation a pris la décision de finaliser les formations en cours, en les dispensant à distance. Pour Patrick Lanzafame, Président du GPMSE Formation, la priorité était de permettre aux stagiaires d’achever leur apprentissage et d’obtenir la certification professionnelle d’Opérateur spécialisé(e) en traitement d’informations de sécurité à distance (OSTISD) en vue de finaliser leur embauche. Cette expérience, couronnée de succès, amène plusieurs réflexions, qui sont porteuses d’espoir pour les formations, dans nos métiers.
Passer de la formation présentielle à une distancielle, en moins de 24 heures : un pari réussi
Dans le cadre d’un besoin en recrutement de personnels Opérateurs de télésurveillance, Eryma, adhérent du GPMSE, a travaillé avec Pôle Emploi pour recruter de nouveaux opérateurs en télésurveillance.
« Suite à une description du poste, 44 personnes, correspondant aux critères préétablis, ont été reçues pour un entretien individuel. A l’issue de ces entrevues, 7 candidats ont été retenus. L’un d’entre eux, possédant déjà une carte professionnelle, a tout de suite été embauché en tant qu’opérateur en télésurveillance. Concernant les six autres personnes, il était convenu, avec le GPMSE formation, qu’une formation démarre très rapidement, afin que ces futurs collaborateurs puissent, à l’issue de cet enseignement, bénéficier d’un contrat à durée indéterminée » explique Véronique Gueguen, Chargée de mission Emploi et Insertion Professionnelle chez Eryma.
Et d’ajouter « nous remercions sincèrement le GPMSE Formation pour sa grande réactivité et sa parfaite gestion de la situation. En effet, le confinement ayant été décrété 15 jours avant la fin de la formation, celle-ci aurait pu ne pas se terminer, comme cela fut le cas pour d’autres métiers, en dehors de la sécurité électronique. Aussi, nous saluons la réactivité des responsables de cette certification, ainsi que des formateurs, qui ont su prendre les choses en main. »
Cela fut également possible grâce au fait que la totalité des modules de formations pratiques étaient déjà réalisés.
« Le GPMSE formation travaillait depuis plusieurs mois sur des modèles d’organisation ainsi que des outils de formation à distance », souligne Patrick Lanzafame. Aussi, sa décision fut sans ambiguïté : les outils étaient identifiés et les formateurs prêts.
« Nous avons préqualifié la totalité des moyens de communication et d’outils informatiques dont disposait chaque stagiaire. Une fois cette étape franchie, nous avons organisé la formation à distance selon les modalités suivantes : désignation d’un formateur référent ayant notamment pour mission le suivi permanent de chaque stagiaire et l’apport de réponses à toutes les interrogations. Il est également en charge de la correction des modules QCM de chaque stagiaire ; il assure le contrôle et la traçabilité de tous les cours et modules dispensés à distance », précise Patrick Lanzafame.
Ainsi, dès le lendemain, chaque stagiaire suivait la formation à distance.
« Ils ont vraiment apprécié l’effort qui a été réalisé. Et s’ils approuvaient mes échanges réguliers avec eux, je confirme qu’ils n’auraient pu intégrer notre structure sans cette agilité et cet accompagnement. C’était un grand défi, pleinement relevé », souligne Véronique Gueguen.
La clé de la réussite : des formateurs experts et passionnés, faisant preuve de grande agilité et d’un grand professionnalisme
Pour Taoufik Chahed formateur référent au GPMSE formation, quand bien même le confinement était annoncé, l’arrêt de cette formation, qui avait démarré le 24 février et devait se terminer le 31 mars, ne pouvait être envisagé.
« Dès l’annonce du confinement, le 16 mars à 20 heures, avec l’accord des responsables de la certification, j’ai préparé tous les documents nécessaires de façon à dispenser les formations, à distance, dès le lendemain. Pour accompagner, au mieux, les stagiaires dans cette nouvelle organisation, je leur précisais, chaque soir, le programme du lendemain. En distanciel, une préparation rigoureuse, une organisation minutieuse et une flexibilité des horaires sont essentielles. »
La salle de cours virtuelle était organisée via l’application Skype. « La majorité des stagiaires étaient en visio. Néanmoins, lorsque le réseau s’avérait instable, l’échange était relayé par liaison audio. Le formateur peut très aisément contrôler qui est connecté, à tout moment, et chaque personne est questionnée au cours des sessions. Ces aspects sont indispensables pour assurer, correctement, le suivi de la formation. »
Jean-Claude Palcowski, également formateur référent au GPMSE Formation, dispensant, durant la même période, une formation en phase de révision pour des collaborateurs d’un autre adhérent du GPMSE, indique : « nous avons, très rapidement, décidé de travailler via des QCM. Les questions étaient adressées, aux apprenants, par mail. Ainsi, j’ai pu effectuer des corrections individualisées. Puis, j’ai fixé un rendez-vous téléphonique, avec chacun, avant d’organiser des visioconférences d’une heure, avec l’ensemble du groupe. Les stagiaires ont alors pu poser des questions, en toute interactivité. J’attire l’attention sur le fait que la formation distancielle implique une organisation séquencée du travail, des supports pédagogiques ludiques et des jeux de QCM. Il faut aussi prendre en compte l’attention, la concentration des apprenants qui “s’use” comme tous les publics. Il est, alors, souhaitable de ne pas dépasser une heure de visioconférence. Par ailleurs, il est également important d’effectuer des essais de connexion en amont, de façon à démarrer la formation à l’heure, de s’assurer que les stagiaires maîtrisent le support de vidéoconférence et enfin, de veiller aux déconnexions ponctuelles. »
Et de conclure : « l’adhésion spontanée des apprenants a facilité cette mise en place d’urgence et, par là-même, leur réussite. »
C’est le cas de Daniel, stagiaire, qui se déclare très satisfait des conditions dans lesquelles se sont déroulées cette formation, « j’ai beaucoup apprécié les échanges et l’accompagnement des formateurs. Nous avons pu réussir notre examen, malgré cette période particulière, et avons été recrutés en CDI, chez Eryma, quelques jours après. Les formateurs ont été très généreux, ont passé beaucoup de temps avec chacun d’entre nous, dans l’objectif de nous conduire vers la réussite, en nous répétant les choses, en nous expliquant les méthodes de travail. »
Pour Taoufik Chahed, avoir réalisé ces formations distancielles fut une belle expérience, qu’il est prêt à réitérer, si nécessaire, tout en tenant compte des différents enjeux.
Face aux mesures de confinement exceptionnelles, une intégration adaptée chez Eryma
« En temps normal, les stagiaires auraient été tous accueillis par la responsable des ressources humaines, dès le lendemain de l’obtention de leur titre, à savoir le jeudi 2 avril. Or, dans ce contexte particulier, je les ai accueillis, un peu plus tard, de façon individuelle. La transition fut donc légèrement différente, mais nous avons fait de notre mieux pour recevoir et intégrer ces nouveaux collaborateurs.» souligne Nathalie Merzeau, Directrice Télésurveillance chez Eryma.
Repenser la formation, pour demain…
Selon Patrick Lanzafame, la situation actuelle « nous amène à repenser la totalité de l’approche de la formation. Ce que nous retenons de cette expérience :
Tout d’abord, ce sujet ne s’improvise pas ; il remet en question les modèles de formation traditionnels.
¨Par ailleurs, en matière de formation distancielle, il faut distinguer deux modes de dispenses :
- La formation Synchrone: il s’agit de l’intervention, en temps réel, d’un formateur, sur un sujet précis. Les stagiaires suivent le cours et interagissent avec le formateur.
- La formation Asynchrone: il s’agit d’auto-formation. Les stagiaires se connectent sur un site ou bien sur une plateforme pour suivre un déroulé automatique avec, le plus souvent, à l’issue du module, un QCM qui mesure le taux d’assiduité du stagiaire. »
Pour le Président du GPMSE Formation, cela ne fait aucun doute, l’avenir « doit être construit avec un savant mélange des différentes solutions à notre disposition. En effet chaque spécialité est différente. »
Dans tous les cas, les clés de la réussite «passent par le suivi, la traçabilité et l’organisation pédagogique des modules de formations», conclut-il.
Rédigé et publié le 30 avril 2020 par Virginie Cadieu